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会务工作的流程与注意事项!

时间:2021-04-09   访问量:1083

在我们进行会务工作的时候,我们首先要了解它的整个流程,只有对流程了然于胸了,才能帮助我们更好地开展工作,那它的流程是什么呢?主要包括了会议预案制定、会议通知、会前检查、会议进行时的具体服务、以及结束之后的工作。并且在我们进行会务工作的时候,还有很多需要我们注意的事情。小编在文章中就为大家详细介绍了一下,赶紧来看看!

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会务工作的流程是什么?

1、会议预案制定
会议预案包括:会名、会期、会场、与会者的资格(选举、指定、特邀、列席)与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调配、会场布置、会议议程,如有选举、发奖、摄影、录像等项,也应列入预案。
2、会议通知
会议通知的拟议与分发必须及时。重要会议在发出通知后还要跟踪落实,以了解对方能否如期出席会议。
3、会前检查
这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式。汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题,重点是会议文件材料。现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。
4、会议进行时的具体服务
包括会间制度,如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等。大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出,还要确定好指挥人员及其指挥标志。
5、会议结束时的会务工作
包括对会议内容的总结,会议纪要的撰写与分发,会议新闻报道或举行新闻发布会、记者招待会等,会务工作总结。此外如代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作。

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会务工作时的注意事项:

1、制定会议计划方案,按计划分解任务后,协调分工,明确负责人,规定各任务完成时限,落实分工,在会议开始前进行全面自我调查,确保万无一失。
2、会场布置的总体要求是规范和谐,庄重大方,并与会议的主题内容相一致。主席台是会场的重点和中心,要综合考虑会议性质、台上就座人数、方便领导出入等多方面因素。
3、附属设备调试,主要有音响、灯光、投影设备、网络等;演示前需要彩排预演一次。人员签到采用大屏电子签到,提高会议效率,实时掌握人员到会情况,并视情况督促参会人员及时到会;防止无关人员进入会场。

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以上这些就是小编为大家介绍的关于会务公司时的注意事项,大家在看完小编的这些介绍之后,是不是对于这个方面的内容更加了解了呢?

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